设备报价单编制

2022年6月份下旬，课题组几位老师陆续有几笔经费到账了，10、11月末要到期。按照往年的经验，丝毫不敢马虎，赶紧走采购流程。这些年，为了避免不被细节巨多，流程超长的采购流程搞疯掉，我们单独雇佣了一个人员帮忙跑手续。7月多就假期了，办手续的老师来回在新老校区间跑了很多趟，各种招供应商报价，找领导签字。9月下旬的时候，一笔30多万的招标公告终于发布了。本以为今年万里长征式的流程走完了，没想到21日公开的招标，23日截止，期间居然没有人通知前期沟通的3个供应商，导致三家都没有去，最后流标了。期间各种琐事不说了，光设备报价单前前后后就弄了七八个版本，被各种格式问题反复打回来。而且问题不会一次搞清楚，总是盖章再改，改了再盖章。为了避免每次层层审批后再被打回来，特意研究清楚了报价单的写法。以供后面供应商参考。

首先，以一个失败的例子来说常见问题。首先，报价单必须包含产品名，这个产品名应该是“工作站”，而不是具体的配件名称。其次，报价人忘记签字了。然后，坚决不能写配件型号，否则管理部门就会认为这个机器是组装机而不符合要求。此外，不该写的不要写机箱用的什么型号，水冷用的什么，这些细节也是被认定为组装机的依据（从来没见过联想说自己某个型号的机器机箱用的是什么品牌型号）。为了避免各厂商莫名其妙踩雷，我特意做了一个模板，以防止各种签字盖章领导审批之后被一个不起眼的细节驳回来。下面是模板截图：

确定配置后询价的过程还有一些技巧。小品牌性价比高，服务态度积极，计算机这种标准件，也不大可能出问题。但是管理部门有时候不认可。大品牌的架子大，今年也碰到了大几百万的采购，我们要报价单，大品牌居然不愿意配合(毕竟只是论证阶段，还不是招标阶段，不愿意在一两个月的时间里陆陆续续的各种修改，跟总部要批量折扣)。我们只是科研人员，心心念念的经费到了，就想用性价比最高的形式，让大家充分竞争，我们买到符合要求的设备而已。今年4次采购，一个专门干跑手续的老师，和两个技术方面把关（主要是确定参数和要报价单）的副教授，折腾了2个月也没弄下来。搞得两个老师都对自己办事能力产生了深深的怀疑。希望设备供应商们用这个模板顺利的做好符合管理部门要求的报价单，以后能够配合一些。

报价单尽量用矢量的pdf版本，加电子签章和电子签名。方便管理部门提修改要求以后，不用去找领导们实体盖章，反复折腾七八次就知道有多烦人了。对于联系报价的老师来说，一定要同时联系四五家以上要报价，凑够3家以上的材料就可以提交。之后尽量多提交几份报价单。报价单截图放在论证报告里会被打回来，需要作为单独附件。

要是能够提一下技术要求，不用折腾这么多“手续”就好了。不论是我自己，还是组里的几位老师，最近几个月都被这些手续折磨坏了。真希望也希望组里专门雇来做行政事务的人员尽快熟悉业务，让专业老师能从这些痛苦的手续中解放出来。